Was gehört zu einem gut organisierten Mini-Treffen?

Hiho,

erstmal: ich finds ne prima Idee. Auch wenn ich noch nicht so genau weiss, ob ich wirklich Lust habe, nächstes Jahr an meinem Geburtstag auf einem Treffen zu sein. Aber das werd ich dann entscheiden ;o) Wahrscheinlich schon.

Wie wollt ihr das zeitlich mit der Ausfahrt und noch einer Orientierungsfahrt machen? Ich gebe zu bedenken, dass wohl viele schon Sonntag am frühen Nachmittag abreisen werden (war bisher auf allen Treffen so).

Ich persönlich brauch nicht den ganzen Tag irgend eine Beschäftigungstherapie. Find ich tagsüber (ausser Ausfahrt/Orientierungsfahrt) eher lästig. Da will ich lieber Leute besuchen, gemütlich zusammen sitzen, quatschen.

Wichtig finde ich eigentlich auch noch

- den ein oder anderen Händler
- vielleicht ein paar "spektakulärere Minis (Toms Moke in BS war schon was für viele)
- nette Mucke und leckere, nicht zu teure Getränke für die Abende, wobei Liveband natürlich klasse ist, aber Konserve tuts fast genauso gut
- Frühstück kann, muss aber nicht dabei sein (am besten vorab bei Anmeldung kassieren, lässt sich am besten kalkulieren), Würstchen oder Pommes abends haben sich auch als ganz sinnvoll erwiesen, sind aber kein Muss, weil die Meisten ihr Grillzeugs mitbringen (wir auch). Als Alternative hab ich mir mal überlegt, dass ein großer Grill für alle bestimmt auch echt gemütlich wäre, weil man dann eben nicht clubweise zusammen sitzt, sondern alle zusammen (dachte an so ne Art Kirmesschwenkgrill oder sowas)
- vielleicht ein Zelt, in dem man bei schlechtem Wetter (Achtung, wir reden hier von der Hochwassersaison August) auf Biergarnituren oder so sitzen kann
- Vernünftige sanitäre Anlagen in ausreichender Menge (sollte bei nem Campingplatz aber gegeben sein)
- Beschäftigungsmöglichkeit für die Kids (Spielplatz, Sandkasten oder so)
- ne schöne Ausfahrt
- nette Leute

Ich denke, das ist es von meiner Seite, was so zu nem gelungenen Treffen gehört.

Freu mich schon auf die nächste Minisaison

Zitat

Als Datum haben wir den 16.-18.06.05 ins Auge gefasst

Ich glaube da hatte ich schon was vor, aber vielleicht nächstes Jahr

aus Veranstaltersicht (Neumarkt 2005)

- auf Livemusik verzichten. Die Masse der Minifahrer bevorzugt das Gespräch. Ist aber bei zu lauter Musik nicht mehr möglich.
- auf Wetterunabhängigkeit achten wenn möglich. Stellt Euch ein Treffen mit Dauerregen ohne Saal oder ausreichend großes Zelt vor
- wirklich(!) günstige Preise machen. Ruhig davor, gerade was Verpflegung anbelangt, Voranmeldung und Vorkasse machen.

Zum letzten Punkt (Preise). Wir haben pro Person 5 Euro fürs Treffen verlangt. Essenpreise: Frühstück "all you can eat" 3 Euro, Weißwurst/Wiener-Essen 2,50 Euro, Grillteller (Steak, Bauchfleisch und Bratwürste) mit Pommes oder Kartoffelsalat 5 Euro. Bier, Cola und Apfelschorle je 1 Euro, Mineralwasser, Limonade, Spezi je 50 Cent.

Wenn das Treffen auf einem Campingplatz stattfinden soll unbedingt Sonderpreise aushandeln. Grund: wir haben als Familie mit 2 Erwachsenen, 2 Kindern, Estate, Puck und einem kleinen Zelt (für die Kids) schon über 70 Euro an Campingplatzgebühren für ein Wochenende bezahlt (es war ein Minitreffen!). Da fängt man schon an zu überlegen.......

Gruß Stefan
PS: Das mit den Voranmeldungen wegen der Verpflegung hat bei uns sehr gut geklappt.....
PPS: Du kriegst gleich noch ne PN von mir...

Ich würde das Treffen erstmal ziemlich schlicht halten, keine großen Extras. Dann kann man auch die Sachen, die man macht ordentlich machen.

Sehr wichtig ist der Termin.
Es sollten keine anderen Treffen an diesem Datum oder in unmittelbarer Nähe sein.
Wie man das sicherstellen kann, weiß ich aber auch nicht...
In Aschaffenburg war zum Beispiel zeitgleich das Loreleytreffen, außerdem hatte ein Club in der Region an diesem Samstag sein Sommergrillen.
Ohne diese Termine wären sicherlich einige Minis mehr nach AB gekommen.

Zitat von Minirobse

Ps: Eine unsere Ideen war evtl. minifremde Besucher für den Samstag einzuladen, eine Art Ausstellung der kleinen "Süßen"!

Find ich ne prima Idee. Wie wollt ihr das umsetzen? Plakatieren? Und das ganze könnte man noch vor die Ausfahrt legen *g und die besonders Begeisterten mitnehmen und dann endgültig überzeugen.

Vom 16-18.06 hab ich nicht Geburtstag, passt prima *g
(Wie war das mit dem: Man sollte nachts nicht mehr...)

Ich weiss nicht, ob man Händler einladen muss. Frag doch mal bei Kestel an, ob die Interesse haben. Könnte ich mir schon vorstellen. Bist Du am WE am Ring? Ich glaub Faxe kommt auch. Kannste dann gleich vor Ort erfragen.
Der weiss sicherlich, ob Kestel Interesse haben könnte.

Auch von mir aus Veranstalter-Sicht (habe aus diversen Kritiken gelernt...)

- ausreichender und geeigneter Platz
- ausreichend und saubere sanitäre Einrichtungen
- vernünftige Preise
- interessantes Tagesprogramm (Ausfahrt, Orientierungsfahrt oder Geschicklichkeitsparcour) evtl. mit Gewinnmöglichkeit
- am Abend reicht oft auch ein gemeinsames größeres Lagerfeuer
- evtl. Frühstück
- wichtig: übersichtliche Programmplanung (Flyer), damit jeder weiß, wann was wo los ist!
- und immer mit mehr Minis rechnen, als sich angekündigt haben!

Und leider: die Nörgler lauern überall...

Da ich seit diesem Jahr weiß, welche Arbeit die Organisation eines Treffens macht, ziehe ich vor jedem den Hut, der sich das "antut"!

Zitat von Minirobse

... Der Termin steht hier, im größten deutschen Mini-Forum , im Kalender veröffentlich und wenn nix mehr bis zum Winter schief geht, bleibt es auch dabei!
Größere Treffen bei uns sind eher nicht zu erwarten, denke ich. Im Norden geht es erst ab Braunschweig (haben traditionell einen anderen Termin) richtig los mit der Miniscene, im Süden ab Wiesbaden/Frankfurt (keine Termine von da unten gefunden), im Westen nix neues ab Sauerland und im Osten kenn ich mich, zugegebener Maßen, nicht wirklich aus, wenn es um Mini-Treffen geht.

Aber wenn jemand etwas genaueres weiß, bitte melden!

Thanks, Robert

Vergeßt nich die Mini-Zeitung, es gibt immer noch viele Minibesitzer, die nicht online sind. Siggi schaltet eure Anzeige kostenlos.
Mailverteiler an alle Miniclubs mit spezieller Einladung macht sich auch immer gut.

Im Osten ist nicht allzuviel los, Anfang Mai ist meist das "Ancampen" bei Berlin und Ende August das Treffen der Beanfamily Dresden. Wenn euer Termin steht, kann man auch das Volleyballturnier der Sachsen (meist im Juni) planen. Ein "Usedomer MiniCamp" wird es erst 2007 frühestens wieder geben, und das während der Sommerferien (evtl. Juli)...

@ Minirobse

Und noch ein paar Anmerkungen aus langjähriger Veranstaltersicht:

- Bei der Größe des Programms müßt Ihr Euch darüber im Klaren sein, wie viele Leute als Crew zur Vergfügung stehen und was ihr Euch persönlich zumuten wollt, denn je größer das Programm, desto weniger Zeit werdet ihr haben, mit Euren Gästen gemütlich zusammen zu sitzen.

- Ein wichtiges Thema ist hier bisher noch nicht angeschnitten worden: die Müllentsorgung. Aus Gründen der Bequemlichkeit und um den individuellen Ekelfaktor so gering wie möglich zu halten, gönnen wir uns am Backsberg seit ca. 10 Jahren einen Müllcontainer. Die Gebühren für Bereitstellung, Abfuhr und Entsorgung sind zwar kein billiges Vergnügen, aber aufgrund der guten Erfahrungen möchten wir diesen nicht mehr missen.

Und noch etwas:

Für ein Minitreffen sind eigentlich nur drei Dinge unbedingt erforderlich:

- ausreichend Platz

- ordentliche sanitäre Anlagen

- ein "Sammelpunkt" (Halle, großes Zelt, Lagerfeuer oder "nur" ein Grillplatz)

Der Rest liegt im Ermessensspielraum der jeweiligen Veranstalter, denn ob ein Mini-Treffen bei den Teilnehmern gut ankommt oder nicht, ist bei einer einigemaßen reibungslosen Organisation nämlich nicht davon abhängig, ob man nun ein Event für 300 Leute mit Clubschiffamtmosphäre oder eine gemütliche Zusammenkunft für 30 Leute anbietet, sondern was jede einzelne Teilnehmerin und jeder einzelne Teilnehmer selbst daraus macht, und mit welchen Erwartungen sie oder er zu diesem Treffen fährt.

Außerdem ist die Größe des Programms auch vom Eurem Budget abhängig, und das birgt bei einem neuen Treffen ein besonders hohes finanzielles Risiko, weil man ja nicht annährend abschätzen kann, wie viele Teilnehmer erscheinen und wie hoch die damit verbundenen Einnahmen sind, zumal ggf. ja auch noch einige Dinge vorfinaziert werden müssen. Ihr müßt entscheiden, was Ihr personell und finanziell bewerkstelligen könnt - und vor allem, daß Ihr bei allen Unwägbarkeiten auch noch Spaß an der Sache habt.